『タイムカードをすっきり簡単に!』インターネットタイムレコーダー「ちゃっかり勤太くん」は、静脈認証やスマートフォンにも対応しています。

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ご利用イメージ

ここでは、勤太くんのご検討~運用までの流れをご説明します。

Point1
現状把握(準備)
何が、どのような課題なのかを整理する

“勤怠管理”について「とりあえず、現状は問題が多いのでなんとかしたい」とは思うものの、何をどうしたらいいのかまとまらないものです。

なぜなら、勤怠管理システムは、会計ソフトや営業管理システムとは異なり、ほぼ全ての従業員様が何かしらのかたちで関わるものだからです。影響範囲が広いのです。打刻漏れが減らず申請をすぐ忘れてしまう従業員、その従業員の管理や承認をしたがらない管理者、様々な理由で人事総務部門の皆様はご苦労されていると思います。

でも、困っているだけでは前に進みません。まずは「現状(問題有り)」と「ありたい姿」を現実的にイメージして下さい。これらにはギャップが必ずあるはずです。“少しでも近づけるには”というかたちで考えます。

そうすると「解消に向けて検討すべき課題」が浮かび上がってくるはずです。


充実したタイムレコーダー機能

関係者を交えて検討会をしてもよいのですが、単なるグチ大会にならないように注意してください。「よく発生するが、対応に時間のかからないこと」「めったに発生しないが、対応に多くの時間がかかること」など、様々あるはずです。ブレインストーミングやマインドマップを使うなどして、また優先順位を付けるなどして、可能な限り課題を集約するようにしましょう。
Point2
勤怠システム探し(検討~決定)
御社に“ちょうどいい”勤怠システム探し
前項で抽出できた課題を解決するシステムソリューションには、どんな機能が必要か。

今や数え切れないほどの勤怠管理システムがあります。価格も、無料(フリーウェア)からコミコミ数千万円までピンキリです。また、勤怠システムは高機能になればなるほど、IT的な難易度が上がる傾向があります。「大は小を兼ねる」が当てはまりにくいとも言えます。各メーカーとも、それぞれ得意とする機能やコンセプトが異なるようですので、以下を参考に「ちょうどいい」勤怠システムをお選び下さい。
また、この時までに、雇用形態やシフト、休暇、残業などの資料を揃えておくと検討がスムースです。

1)必要な機能が概ね揃っている。
 → 優先度付きのチェックリストを作っておくと便利です。
2)予算内である。
 → 当然ですね。「基本部分は安価でもオプションが高価」といったシステムにはご注意下さい。
3)一定以上のサポートが受けられる。
 → フルサービスではSE費用がかかり、セルフサービスでも不安。ほどほどにフォローしてもらうサービスが一番コスト面ではオススメ。フリーダイヤルがあれば尚良し。
4)打刻方法が選べる。
 → 例えば、代打ち防止やカード管理をしたくない場合は生体認証ですね。
5)提供メーカーが安心できる企業である。
 → 勤怠システム業界は、意外と栄枯盛衰の激しいものです。事業継続性もチェックしましょう。

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Point3
勤怠システムの導入(申込後)
勤怠システムを使い始める
すぐに勤怠システムを使えるように・・・は、なりません。

まず従業員データやシフトなどの就業ルールを入力します(これを初期設定といいます)。初期設定が完了したら、打刻認証機の設置を行い、テスト打刻を開始します。

できれば、既存の勤怠システムと新しい勤怠システムの両方で打刻を行い(並行稼働といいます)、集計値を比較することを推奨します。「うちの会社は特殊な勤怠集計をしてません。普通です。」と思っていても、実は他社では到底考えにくい勤怠集計をしている場合があります。特に初めて勤怠管理をシステム化する企業様に多く見られます。それをこの時点で明らかにして、出来る限りの対処をします。

また、勤怠システムによっては、初期設定後(本稼働後)の初期設定変更ができない、又は困難なサービスがあります。また、必ず前月末迄にシフトを入れておかないといけないサービスもあります。

「ちゃっかり勤太くん」では、本稼働後に初期設定を変更したり、勤怠を締めてからシフトを入れたりすることが可能です。このため本稼働後の最初の締め日までに諸設定を完了すればよいので、かなり余裕を持てるようになっています。

Point4
勤怠システムの本利用開始(本稼働)
今度こそ、勤怠システムを使い始める
一般的には、テスト稼働を続けながら事前に設定した本稼働日を迎えます。たいていは給与締め日の翌日が本稼働です。例えば15日締めであれば、本稼働は16日です。もうテスト稼働ではありません。本番です。

この頃は、特に多拠点の企業様の場合、店舗側から「打刻が出来ない」「実はテスト打刻に参加してなかった。設定未だでした」などの問い合わせが予想されます。

店舗からの問い合わせを全て人事総務部門で受け止めていては大変です。店舗から直接勤怠システムメーカーへ問い合わせすることが可能かどうかも重要なチェックポイントです。

「ちゃっかり勤太くん」では、店舗側からのお問い合わせにもフリーダイヤルやメールで対応しています。状況によってはリモート操作にてパソコン設定をアシストしています。

簡単で手軽な「ちゃっかり勤太くん」でも、稼働から2ヶ月位までのユーザ様からの問い合わせがほとんどです。もう少しの辛抱です。
Point5
勤怠システムの運用(月次運用)
今度こそ、勤怠システムを使い始める
ようやく運用が回るようになりました。

従来は締め日が来てから、管理者がタイムカードを確認/修正したり、人事総務部門でも給与システムへ手入力したり、と大変でした。特に3月、4月、12月は、年末調整や異動、入社とも重なり、非常に厳しいものでした。でも、それは過去の話。

さらなる効率化を狙って、作業の分散化を推進します。今まで人事総務部門で苦労していた打ち忘れや申請忘れ、シフト登録などを、出来るだけ現場の管理者(上長)や、エリアマネージャ、SV等に対応してもらいます。

ここまで来ると、人事総務部門の方では、(1)データの最終チェック、(2)出力、(3)給与システムへの取込 これら3つのみをやればいいようになります。浮いた時間で今まで手が回らなかったことや新しいことに挑戦しましょう。

「ちゃっかり勤太くん」の場合、打刻データや申請承認データがリアルタイムで処理されます。また管理画面毎(管理者用)のライセンス費用などもなく、多彩なアクセス権限を設定できます。このため、相応の職務権限がある方ならば、管理者が行うべき勤怠データ対応がいつでも難なく可能というわけです。

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ちゃっかり勤太くんのよくある質問
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